Mudanza de oficina: cuántas cajas necesitas y cómo organizarla
Una mudanza de oficina no es una mudanza de casa más grande. Es otra cosa: hay un plazo que no se puede mover, hay documentación con datos personales que no puede acabar en una caja abierta, y hay una factura silenciosa que casi nadie calcula, que es cada hora que la plantilla no puede trabajar.
Esta guía cubre lo que de verdad se complica: cuántas cajas hacen falta por puesto, cómo tratar el archivo, qué hacer con los equipos informáticos y en qué orden hacerlo todo para abrir el lunes con normalidad.
En qué se diferencia de una mudanza doméstica
- La fecha es innegociable. En casa puedes seguir desembalando el martes. Una oficina tiene que estar operativa a una hora concreta.
- Nadie embala lo suyo del todo. Cada persona prepara su puesto, pero el archivo, la sala de reuniones y el almacén no son de nadie. Si no se asigna, no se hace.
- Hay documentación con datos personales. Contratos, nóminas, expedientes, facturación. Eso obliga a un tratamiento distinto del resto.
- Los equipos informáticos tienen un orden. No es solo empaquetar: es desconectar, etiquetar, transportar y volver a montar sin perder configuraciones.
- El volumen se subestima siempre. Una oficina acumula muchísimo papel, y el papel es de lo más denso que se puede meter en una caja.
Cuántas cajas necesitas: la cuenta por puesto de trabajo
La forma útil de calcularlo no es por metros cuadrados, es por puesto. Estas cifras son orientativas y sirven como punto de partida para una oficina normal, con archivo en papel moderado:
| Qué | Cajas orientativas | Tamaño recomendado |
|---|---|---|
| Puesto de trabajo estándar | 3 – 4 por persona | Pequeña (43×30×25) |
| Despacho de dirección | 8 – 12 | Pequeña y mediana |
| Archivo, por metro lineal de estantería | 4 – 5 | Pequeña, siempre |
| Sala de reuniones | 4 – 6 | Mediana (50×30×30) |
| Cocina u office | 4 – 8 | Mediana |
| Almacén de material | 6 – 15 | Mediana y grande |
| Decoración, cartelería, cojines | 2 – 5 | Grande (60×40×40) |
Como referencia rápida: una oficina de 10 personas suele moverse con 50 o 60 cajas, la mayoría pequeñas. La proporción sorprende a casi todo el mundo, porque en una casa mandan las medianas y en una oficina mandan las pequeñas: el papel pesa.
Si quieres una cifra ajustada a tu caso, la calculadora de cajas te da el reparto por tamaños y la combinación de packs más barata.
Qué caja para cada cosa
| Contenido | Caja | Por qué |
|---|---|---|
| Archivadores, carpetas, documentación | Pequeña | Media caja de papel ya pesa lo que una grande llena de ropa |
| Material de papelería y consumibles | Pequeña | Mucho peso en poco volumen |
| Objetos personales del puesto | Pequeña | Una por persona, etiquetada con su nombre |
| Monitores, teclados, periféricos | Mediana | Con relleno alrededor; el monitor de canto, nunca tumbado |
| Menaje de la cocina | Mediana | Tazas y vasos envueltos uno a uno |
| Cartelería, cojines, elementos decorativos | Grande | Abulta y pesa poco: aprovecha la capacidad |
| Cables y alimentadores | Mediana | Cada uno en su bolsa etiquetada con el equipo al que pertenece |
La regla es la misma que en una mudanza doméstica pero más marcada: cuanto más pesa, más pequeña la caja. Lo desarrollamos en la guía de cómo medir una caja de cartón.
El archivo y la protección de datos
Esta es la parte que más problemas da y de la que menos se habla. Si tu empresa traslada expedientes, nóminas, contratos o cualquier documento con datos personales, ese material no puede viajar en una caja abierta ni quedarse sin custodia en un pasillo.
Lo que funciona en la práctica:
- Cajas cerradas y precintadas, no cajas abiertas ni pilas atadas. Una caja sellada con cinta deja ver si alguien la ha abierto.
- Numeración en lugar de descripción. No pongas "Nóminas 2024" en el exterior. Pon un código y ten la equivalencia en una hoja aparte que controle una persona.
- Una persona responsable del archivo, con una lista de cuántas cajas salen y cuántas llegan. Contarlas al cargar y al descargar.
- Aprovecha para destruir lo que ya no toca conservar. Una mudanza es el mejor momento para revisar plazos de conservación, y mover papel que había que destruir cuesta dinero dos veces.
Y una recomendación práctica: el archivo va en cajas pequeñas, cerradas con el método de la H y reforzadas por el fondo. Una caja de documentación que se abre al levantarla es un incidente, no un accidente. Explicamos el método en cómo cerrar cajas de mudanza.
Equipos informáticos
El orden importa más que el embalaje:
- Fotografía la parte trasera de cada equipo antes de desconectar nada. Es el minuto mejor invertido de toda la mudanza.
- Etiqueta con el mismo código el equipo, sus cables y su puesto de destino. Un número sirve: 07 en la torre, 07 en la bolsa de cables, 07 en la mesa nueva.
- Copias de seguridad antes de mover nada. Se dan por hechas y a veces no lo están.
- Monitores de canto, nunca tumbados ni apilados, y con relleno a los lados. La pantalla apoyada boca abajo es como se rompen.
- Torres y portátiles en caja mediana con relleno alrededor, sin nada encima.
- Los equipos van los últimos y se montan los primeros. Si la plantilla llega y no puede encender, has perdido la mañana.
Cómo etiquetar para no perder un día de trabajo
En una casa etiquetas por habitación. En una oficina, eso no basta: hay veinte mesas iguales.
El sistema que mejor funciona es doble código: zona + puesto. Por ejemplo, ADM-04 es administración, puesto 4. En el destino, pega un cartel con el mismo código en cada mesa antes de que llegue el camión. Así quien descarga sabe dónde va cada caja sin preguntar, y no hay un montón de cajas en medio del pasillo.
Escribe siempre en dos caras laterales de la caja, nunca solo arriba: apiladas, la tapa no se ve. Y marca las cajas de apertura inmediata con un color distinto: normalmente son las de informática, las de la centralita y la de la cafetera.
Calendario de una mudanza de oficina
| Cuándo | Qué hacer |
|---|---|
| 6-8 semanas antes | Fecha cerrada, responsable designado, plano del destino con los puestos numerados |
| 4-5 semanas antes | Inventario, decidir qué se tira o se destruye, pedir presupuesto de transporte |
| 3 semanas antes | Pedir el material de embalaje. Con margen: quedarse corto el último día es lo más caro |
| 2 semanas antes | Empezar por el archivo y lo que no se usa a diario. Avisar a clientes y proveedores del cambio de dirección |
| 1 semana antes | Cada persona embala su puesto. Etiquetar destinos en el local nuevo |
| Últimos 2 días | Informática: copias, fotos de conexiones, desmontaje |
| El día | Contar cajas al cargar y al descargar. Montar primero los equipos |
Sobre el cambio de dirección oficial y los trámites que conlleva, lo tratamos en cambio de domicilio: todos los trámites.
Qué material pedir
Para una oficina, el reparto habitual es muy distinto al de una casa: alrededor de dos tercios de cajas pequeñas por el peso del papel, un tercio de medianas y unas pocas grandes para lo voluminoso.
- Pack de 20 cajas pequeñas de 43×30×25 cm — el formato del archivo y la documentación.
- Pack de 20 cajas medianas de 50×30×30 cm — equipos, menaje y material.
- Pack de 10 cajas grandes de 60×40×40 cm — cartón doble, para lo voluminoso y ligero.
- Pack de 36 rollos de cinta — aquí sí tiene sentido el formato industrial: en una oficina se cierran muchas cajas en poco tiempo.
Todos los packs de cajas incluyen un rollo de cinta sin coste y se envían gratis a la península en 24-48 horas.
Si el pedido es grande o necesitas factura y condiciones de empresa, escríbenos desde la página de venta al por mayor y te pasamos precio por volumen. Fabricamos en España, así que también podemos hablar de medidas especiales.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas cajas necesito para una oficina de 10 personas?
Entre 50 y 60 como referencia, con dos tercios de cajas pequeñas. Sube la cifra si tenéis mucho archivo en papel.
¿Qué caja uso para archivadores y documentación?
Siempre la pequeña de 43×30×25. Una caja mediana llena de papel supera con facilidad los 25 kilos y no hay quien la levante con seguridad.
¿Cuándo hay que pedir el material?
Tres semanas antes. El error más caro de una mudanza de oficina es quedarse corto de cajas el día anterior y tener que pagar un pedido urgente o parar el embalaje.
¿Cuánto tiempo se tarda en mudar una oficina?
El transporte de una oficina pequeña cabe en un día. Lo que marca la diferencia es el embalaje previo: si cada puesto llega preparado, se abre al día siguiente; si no, se pierde la semana.
¿Hacéis factura con IVA y precio por volumen?
Sí. Pide presupuesto desde la página de empresas indicando cuántos puestos tenéis y la fecha del traslado.
¿Puedo devolver las cajas que me sobren?
Tienes 30 días para devolverlas con reembolso íntegro. Por eso conviene pedir con margen en vez de quedarse corto.
¿Se pueden reutilizar después?
Sí. En una oficina son muy útiles después para archivo muerto: ábrelas por la cinta y guárdalas plegadas y secas.